6 bước đơn giản dọn dẹp hộp thư Gmail, dọn dẹp bộ nhớ tài khoản Gmail

So với thời điểm ra mắt năm 2004, dung lượng bộ nhớ của mỗi tài khoản Gmail miễn phí đã được Google tăng từ 1GB lên 15GB. Tuy nhiên, với một số người, do đặc thù công việc thường xuyên phải trao đổi thông tin qua Email với những tập tin đính kèm lớn, nên dung lượng này nhanh chóng chật đầy. Dưới đây là 6 thủ thuật giúp người dùng dễ dàng dọn dẹp không gian lưu trữ cho tài khoản Gmail.

Phân loại và xóa các Email chứa tập tin đính kèm

Việc đính kèm các tài liệu như file ảnh, âm thanh, video hay file text vào email trao đổi đã trở nên phổ biến, giúp việc trao đổi thông tin linh hoạt hơn, nhưng cũng chiếm phần lớn dung lượng bộ nhớ của mỗi tài khoản Gmail. Sau khi đã kiểm tra và tải về file đính kèm, người dùng cần xóa email đó để dọn dẹp bộ nhớ tài khoản. Thanh tìm kiếm của Gmail sẽ giúp người dùng thực hiện công việc này dễ dàng và nhanh chóng khi cho phép phân loại những định dạng file nhất định.

Chẳng hạn: khi muốn phân loại và xóa tất cả email có đính kèm file định dạng mp3, người dùng chỉ cần gõ filename:mp3 và nhấn tìm kiếm. Gmail sẽ hiển thị tất cả kết quả tương ứng có đính kèm file định dạng mp3. Khi đó, người dùng chỉ việc xóa hết email đã cũ hoặc không cần dùng đến. Tương tự, với các file văn bản, người dùng chỉ cần gõfilename:doc hay file ảnh tương ứng với câu lệnh filename:jpg hoặc png.

 

Với những file văn bản như Word, Excel, PowerPoint, khi muốn lưu trữ online, người dùng chỉ cần chuyển email đó sang bộ lưu trữ Google Drive. Lúc này, người dùng vẫn có thể đọc lại và quản lý những tài liệu đó mà không lo ảnh hưởng đến dung lượng 15GB của Gmail.

 

Phân loại email theo kích thước file

Gần đây, Google đã bổ sung vào dịch vụ Gmail tính năng phân loại email có chứa file đính kèm theo dung lượng. Người dùng chỉ cần gõ câu lệnh Larger lên thanh tìm kiếm, Gmail sẽ hiển thị toàn bộ email có dung lượng lớn hơn mức người dùng cần tìm kiếm. Ví dụ: Khi người dùng gõ lệnh Larger:3m, Gmail sẽ hiển thị toàn bộ email có dung lượng từ 3MB trở lên. Từ đó, người dùng sẽ dễ dàng dọn dẹp không gian lưu trữ của Gmail. Đây là phương pháp tối ưu nhất để dọn dẹp cho không gian lưu trữ của mỗi tài khoản Gmail.

 

Phân loại và xóa các email cũ theo thời điểm

Ngoài khả năng phân loại và tìm kiếm các email theo định dạng file đính kèm hay dung lượng email, Gmail còn cho phép người dùng phân loại và xóa email theo từng thời điểm nhất định. Tại thanh công cụ tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ lệnh older_than:X để tìm kiếm các thư được nhận và được gửi tại thời điểm mình muốn. Chẳng hạn: Khi gõ lệnhOlder_than:1y, Gmail sẽ hiển thị những email nhận và gửi từ hơn một năm trước. Khi đó, người dùng chỉ cần chọn và xóa. Người dùng có thể phân loại email theo ngày, tháng hay năm với những lệnh tương ứng là D, M hay Y.

 

Ngoài ra, câu lệnh Older_than còn hỗ trợ người dùng phân loại thư theo tiêu đề, người gửi, địa chỉ liên quan để việc dọn dẹp hiệu quả hơn. Theo đó, khi cần phân loại tất cả email được nhận có cùng tiêu đề hoặc nội dung liên quan cũ hơn một năm, người dùng chỉ cần gõ “Tiêu đề email Older_than:1y”. Hoặc người dùng cũng có thể xóa tất cả thư đã đọc bằng lệnh In:Inbox is:read.

 

Dọn dẹp thùng rác, Spam mail

Khi thực hiện thao tác xóa email, điều đó không có nghĩa những email đó đã bị xóa hoàn toàn khỏi Gmail. Những email xóa sẽ tạm thời được chuyển đến thùng rác. Vì thế, người dùng cần chọn xóa vĩnh viễn để giải phóng bộ nhớ Gmail. Cùng với đó, người dùng cũng nên thường xuyên kiểm tra thư mục Spam/Junk mail và xóa những email tại đây. Đó là những thư rác được Gmail tự động lọc ra để hạn chế những phiền phức cho người dùng.

 

Sao lưu các email quan trọng vào bộ nhớ máy

Nếu có quá nhiều email quan trọng, không thể xóa và có thể sẽ cần đến sau này, người dùng có thể tải chúng về và lưu trữ trong bộ nhớ của máy trước khi xóa trên Gmail. Ứng dụng Thunderbird hay ứng dụng Email trên hệ điều hành Windows và OS X là những công cụ hữu hiệu giúp người dùng lưu trữ những thư quan trọng không thể xóa. Khi cần, người dùng chỉ việc Export các thư này trước khi đọc lại. Cần lưu ý khu vực lưu trữ những bản sao lưu này thật an toàn và không bị xóa nhầm.

 

Sử dụng email dạng văn bản thuần

Những thư thông thường được trang trí nhiều màu sắc, hình ảnh chính là những thư ở định dạng HTML. Dù mỗi thư như vậy không chiếm quá nhiều dung lượng, nhưng với những công việc cần trao đổi liên tục với hàng trăm thư một ngày thì sẽ ngốn không ít bộ nhớ của tài khoản Gmail. Nếu không có nhu cầu cần dùng đến định dạng HTML, thì người dùng có thể thiết lập để Gmail gửi thư ở định dạng văn bản thuần, giúp tiết kiệm bộ nhớ. Cách làm rất đơn giản, ở khung soạn thảo thư, người dùng chỉ cần nhấn vào mũi tên mở rộng ở góc dưới bên phải khung soạn thảo và chọn “chế độ văn bản thuần túy”.

Tham khảo: songmoi.vn